Biuletyn Informacji Publicznej

Obsługa archiwum zakładowego i archiwizacja dokumentów

ZAPYTANIE OFERTOWE

(Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego
w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych)

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Zakup usług dotyczących obsługi archiwum zakładowego ( sześć otwarć) i archiwizacji dokumentów
w CAM „ Nowolipie” przy ul. Nowolipie 25B w Warszawie.

2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa archiwum zakładowego w okresie
   od 01.03.2021 do 31.12.2021r. tj. sześć otwarć w następujące miesiące
   (marzec, maj, lipiec, wrzesień, listopad, grudzień).

1. Uruchomienie Archiwum Zakładowego 1 raz w określonym j.w. uzgodnionym tygodniu na czas 6 godzin.
2. Możliwość dodatkowego uruchomienia Archiwum Zakładowego w tzw. formule wywołania (do 3 godzin od powiadomienia). Koszt wywołania obejmuje szybki dojazd, pracę archiwisty w ilości łącznej do  min. 3 godzin, liczonej od momentu powiadomienia.

3. Obsługa Archiwum Zakładowego będzie obejmować następujące czynności:

• Doradztwo w zakresie funkcjonowania Archiwum Zakładowego.
• Przechowywanie w Archiwum Zakładowego i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji ( zakup materiałów do archiwizacji po stronie Zamawiającego).
• Udostępnienie dokumentacji osobom upoważnionym.
• Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu, bądź rekwalifikacji oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego.
• Przekazanie dokumentacji archiwalnej do Archiwów Państwowych.
• Utrzymanie stałej współpracy z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją.
• Udzielenie komórkom organizacyjnym instruktażu dotyczącego przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum Zakładowego.
• Postępowanie z dokumentami zgodnie z wewnętrznymi procedurami oraz rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia
  20 października 2015r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U.2015 nr 0 poz. 1743) oraz Ustawą z dnia
  20 marca 2015r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym  i archiwach
  (Dz.U.2015 poz 566) oraz normatywów kancelaryjno-archiwalnych,
• Sporządzenie rocznego sprawozdania z działalności Archiwum Zakładowego, wraz z zestawieniem ilościowym zasobu Archiwum Zakładowego ( w metrach i jednostkach aktowych) z podziałem na kategorie archiwalne.

1. Archiwizacja dokumentów – termin realizacji 1 miesiąc:

1. Opracowanie materiałów archiwalnych (kat. A) w ilości około 2 mb metrów bieżących obejmie następujące czynności:

• Sprawdzenie prawidłowego opisu teczki,
• Ułożenie wewnątrz teczki akt w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw — chronologicznie, jeżeli występuje spis spraw.
• Wyłączenie zbędnych, identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism, wybrakowanie dokumentacji.
• Usunięcie z dokumentacji części metalowych i plastikowych (zszywki, wąsy, koszulki),
• Umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych o grubości do 5 cm,
  z tektury bezkwasowej,
• Ponumerowanie zapisanych stron zwykłym miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu,
• Podanie na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu liczby stron w danej teczce: „Niniejsza teczka zawiera … zapisanych stron kolejno ponumerowanych [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”,
• Umieszczenie dokumentacji w archiwizacyjnych pudełkach bezkwasowych z tektury litej oraz sporządzenie ich opisu.
• Przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych w wersji papierowej i elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Wykonawca zapewni niezbędne materiały biurowe do właściwego opracowania dokumentów.
• Prawidłowe opisanie teczki aktowej:
  • Pełna nazwa jednostki organizacyjnej oraz pełna nazwa komórki organizacyjnej, które dokumentację wytworzyły – na środku u góry,
  • Część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z jrwa – po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej,
  • Kategorii archiwalnej, w przypadku kategorii B również okresu przechowywania dokumentacji – po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej,
  • Tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z jrwa i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku,
  • Roku założenia teczki aktowej,
  • Numeru tomu, jeżeli akta spraw porządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek – pod rocznymi datami skrajnymi,
  • Sygnatury archiwalnej – w lewym dolnym rogu.

2. Opracowanie materiałów niearchiwalnych (o kategorii wyższej niż B-10)
   o czasowym okresie przechowania powyżej > 10 lat w ilości około 4 mb metrów bieżących obejmie następujące czynności:

• Podział dokumentacji na komórki organizacyjne w oparciu o obowiązujące przepisy archiwalne oraz obowiązującą instrukcję kancelaryjną,
• Systematyzację akt w obrębie komórki organizacyjnej,
• Zleceniobiorca nie będzie wykonywał spisu spraw w teczkach,
• Sprawdzenie prawidłowego opisu teczki,
• Ułożenie wewnątrz teczki akt w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw — chronologicznie – jeżeli występuje spis spraw.
• Wyłączenie zbędnych, identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism, wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji.
• Usunięcie z dokumentacji części metalowych i plastikowych (zszywki, wąsy, koszulki),
• Umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych o grubości do 5 cm, z tektury bezkwasowej.
• Umieszczenie dokumentacji w pudełkach archiwizacyjnych oraz sporządzenie ich opisu.
• Wykonawca zapewni niezbędne materiały biurowe do właściwego opracowania dokumentów.

3. KRYTERIA OCENY OFERTY:

• Cena brutto oferty – 100%.

Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:

Cena łączna za wykonanie usługi  najniższej oferty
……………………………………………………………………………………………………….

4. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

…………………………………………………………………………………………………………..

• Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym potrzebnym do realizacji zamówienia.

5. KRYTERIA OCENY OFERTY:

• Cena brutto oferty – 100%.

Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:

Cena łączna za wykonanie usługi  najniższej oferty
Liczba punktów =  ————————————————————————-x 100%
cena łączna za wykonanie usługi badanej oferty

1. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od dnia 01.03.2021r. do dnia 31.12.2021 r.

7. TRYB i TERMIN SKŁADANIA OFERT:
8. Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
9. Ofertę wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy ilona.kruszewska@camnowolipie.pl  do dnia 16.02.2021 r. do godz. 12:00 (pliki stanowiące załączniki nie mogą przekraczać łącznie
   10 MB).

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:

1. w przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum, na podstawie Umowy konsorcjum,
2. Oferent jest związany z ofertą nie dłużej niż 45 dni od dnia ogłoszenia informacji
   o wyborze najkorzystniejszej oferty,
3. Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.
4. Oferent winien działać zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych U. 2018 poz. 1000, ze zm.) oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
   z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z dn. 4 maja 2016 r.). Oferent oświadczy, że zapoznał się z załączoną Klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych na podstawie zgody,
5. Oferent wyraża zgodę na udostępnienie treści umowy a w szczególności przedmiot umowy
   i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy
   z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (U. z 2018 r. poz. 1330, ze zm.), która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy, oraz wyraża zgodę na udostepnienie danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, adres,
   a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – również w zakresie firmy, ponadto wyraża zgodę na publikację treści złożonej oferty (w tym m.in. cena brutto złożonej oferty, nazwę firmy, adres),

8. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH:

Wypełniając obowiązek informacyjny określony w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”) informujemy:

1. Administratorem danych osób fizycznych – Oferentów/ Wykonawców jest Centrum Aktywności Międzypokoleniowej „Nowolipie” z siedzibą przy ul. Nowolipie 25 B w Warszawie.
2. Administrator w trybie art. 37 RODO powołał inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować pod adresem: iod@camnowolipie.pl
3. Dane osobowe Oferenta/ Wykonawcy przetwarzane będą w celu zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych i ( art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO). Ponadto Administrator z uwagi na przedmiot zamówienia przetwarza dane, o których mowa w art. 10 RODO – dot. wyroków skazujących i naruszeń prawa, w związku z realizacją obowiązków prawnych określonych w ustawie z dnia 13.05.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym.
4. Odbiorcami danych osobowych mogą być:

• podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa, gdy wystąpią z takim żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną
• inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają powierzone przez Administratora dane tj. Prezydent m.st. Warszawy w związku z realizacją zobowiązania z tytułu obsługi jednostek miejskich m.st. Warszawy przez Biuro Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu m.st. Warszawy w zakresie jednego numeru NIP 525-22-48-481, dostawcy usług takich jak hosting poczty elektronicznej i strony internetowej, podmioty świadczące usługi prawne/ doradcze, obsługę IT.

5. Dane osobowe Oferenta/ Wykonawcy wybranego do realizacji usługi będą przechowywane przez okres 10 lat zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dane pozostałych oferentów będą przechowywane przez okres 5 lat.
6. W związku z przetwarzaniem przez Administratora danych Oferent/Wykonawca posiada:
7. a) prawo do dostępu do danych osobowych i ich sprostowania,
8. b) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
9. Oferent/Wykonawca w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu Oferent/Wykonawca przez Administratora ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego- Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ( ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
10. Podanie danych jest warunkiem ważności oferty i ewentualnego zawarcia umowy.
11. Dane Oferenta/Wykonawcy nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane stosownie do art. 22 RODO.