Biuletyn Informacji Publicznej

Dokumentacja życia Domu Powstańców Warszawskich

ZAPYTANIE OFERTOWE – dokumentacja życia Domu Powstańców Warszawskich

(Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi trybu postępowania
w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych)

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest współpraca przy tworzeniu cyklicznej dokumentacji życia Domu Powstańców Warszawskich, (filmy, zdjęcia), dokumentowanie udziału w uroczystościach obchodów 80-tej rocznicy Powstania Warszawskiego (koniec lipca – 2 październik 2024), prowadzenie social mediów, a także działania na rzecz uroczystych obchodów 80-lecia rocznicy Powstania Warszawskiego i innych wydarzeń organizowanych w siedzibie. Szacunkowa liczba godzin umowy: 1000 (przeciętnie 30 h tygodniowo) do 15.12.2024 r.
2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
1) Zamówienie obejmuje
• opracowanie atrakcyjnych form przekazu o działalności Domu Powstańców Warszawskich, historii Powstańców Warszawskich i wolontariuszy
• cykliczną dokumentację życia Domu Powstańców Warszawskich – fotograficzną i filmową z zajęć i wydarzeń odbywających się w siedzibie Nowolipie 22 od poniedziałku do piątku (incydentalnie w dni weekendowe) oraz poza siedzibą (w czasie uroczystości obchodów)
• realizację krótkich wywiadów z Powstańcami Warszawskimi w oparciu o opracowane przez Wykonawcę tematy rozmów – dot. ważnych aspektów historii, życia, wartości, wspomnień
• opracowanie we współpracy z zespołem działu Dom Powstańców Warszawskich pomysłów uświetnienia obchodów 80-lecia rocznicy Powstania Warszawskiego w ramach działalności Domu, a także koncepcji innych wydarzeń obchodzonych w Domu Powstańców Warszawskich związanych ze świętami państwowymi lub życiem Domu do końca roku 2024
• przygotowanie i opracowanie upominków
• współpraca przy tworzenie treści i prowadzeniu kont mediów społecznościowych,
• wsparcie komunikacyjne i promocyjne dot. wydarzeń otwartych Domu np. spotkań z Powstańcami Warszawskimi
2) Wykonawca przez cały okres realizacji umowy będzie pozostawał w stałej współpracy z Zamawiającym w celu informowania o pojawiających się problemach i innych istotnych kwestiach dla realizacji zamówienia.
3) Wykonawca raz w tygodniu będzie uczestniczył w spotkaniu komunikacyjnymi z pracownikami merytorycznymi CAM (ok.1 h) w terminie uzgodnionym z Zamawiającym.
4) Wykonawca będzie prowadził dokumentację i archiwizację realizacji umowy w postaci uzgodnionej z Zamawiającym
5) Wszelkie koszty dojazdu ponosi wyłącznie Wykonawca.
3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
a) Minimum roczne doświadczenie w pracy z social mediami, tworzeniem filmów, dokumentacji z wydarzeń
b) Życiorys – CV
c) Oświadczenie, że oferent dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym potrzebnym do realizacji zamówienia
4. KRYTERIA OCENY OFERTY:
cena: 60 %
doświadczenie i wiedza: 40 %
1) Jeżeli zamawiający przewidział kilka kryteriów oceny ofert, to wówczas za każde z kryteriów przyznaje punkty według wag każdego z kryteriów i oblicza łączną punktację.

Cena łączna za wykonanie usługi najniższej oferty
Liczba punktów = —————————————————————x 60%
cena łączna za wykonanie usługi badanej oferty

2) Doświadczenie i wiedza – 40%;
Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „doświadczenie i wiedza”.
Doświadczenie i wiedza Oferenta będą ocenione na podstawie:
a) Min. 1 zaświadczenia (referencje) wydanego przez instytucję prywatną, publiczną lub organizację pozarządową w zakresie działań związanych z prowadzeniem social mediów, tworzeniem filmów, realizacją zdjęć (20%).
b) Rozmowy kwalifikacyjnej (20 %).
5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: do 15.12.2024 r
6. TRYB i TERMIN SKŁADANIA OFERT:
a) oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego,
b) ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adresy mailowe dompowstancow@camnowolipie.pl i nowolipie@camnowolipie.pl do dnia 9 maja 2024. r. do godz. 15:00 (pliki stanowiące załączniki nie mogą przekraczać łącznie 10 MB).
7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
a) w przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum, na podstawie Umowy konsorcjum,
b) Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 45 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty,
c) Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego zostanie zawarte w projekcie umowy.
d) Wykonawca winien działać zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. 2018 poz. 1000, ze zm.) oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.).
e) Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść umowy, a w szczególności dane go identyfikujące (gdy jest osobą fizyczną ograniczone do imienia i nazwiska ewentualnie imienia, nazwiska i firmy – jeżeli zawiera umowę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia podlegają udostępnieniu w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 poz. 2176).

8. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH:

Wypełniając obowiązek informacyjny określony w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”) informujemy:
1. Administratorem danych osób fizycznych – Oferentów/Wykonawców jest Centrum Aktywności Międzypokoleniowej „Nowolipie” z siedzibą przy ul. Nowolipie 25 B w Warszawie.
2. Administrator w trybie art. 37 RODO powołał inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować pod adresem: iod@camnowolipie.pl
3. Dane osobowe Oferenta/ Wykonawcy przetwarzane będą w celu zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych i ( art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO). Ponadto Administrator z uwagi na przedmiot zamówienia przetwarza dane, o których mowa w art. 10 RODO – dot. wyroków skazujących i naruszeń prawa, w związku z realizacją obowiązków prawnych określonych w ustawie z dnia 13.05.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym.
4. Odbiorcami danych osobowych mogą być:
• podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa, gdy wystąpią z takim żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną,
• inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają powierzone przez Administratora dane tj. Prezydent m.st. Warszawy w związku z realizacją zobowiązania z tytułu obsługi jednostek miejskich m.st. Warszawy przez Biuro Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu m.st. Warszawy w zakresie jednego numeru NIP 525-22-48-481, dostawcy usług takich jak hosting poczty elektronicznej i strony internetowej, podmioty świadczące usługi prawne/ doradcze, obsługę IT.
5. Dane osobowe Oferenta/ Wykonawcy wybranego do realizacji usługi będą przechowywane przez okres 10 lat zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dane pozostałych oferentów będą przechowywane przez okres 5 lat.
6. W związku z przetwarzaniem przez Administratora danych Oferent/Wykonawca posiada:
• prawo do dostępu do danych osobowych i ich sprostowania,
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków,
o których mowa w art. 18 ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
7. Oferent/Wykonawca w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu Oferent/Wykonawca przez Administratora ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego- Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ( ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
8. Podanie danych jest warunkiem ważności oferty i ewentualnego zawarcia umowy.
9. Dane Oferenta/Wykonawcy nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane stosownie do art. 22 RODO.