Biuletyn Informacji Publicznej

Organizacja spotkania

ZAPYTANIE OFERTOWE
(Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych).
Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkania dla 100 osób, Wolontariuszek i Wolontariuszy Centrum Aktywności Międzypokoleniowej „Nowolipie”, w tym:
a) zapewnienie miejsca na prezentację powitalną
b) świadczenie usługi gastronomicznej
c) wynajem na wyłączność torów bowlingowych i stołu bilardowego
2. Podczas w/w imprezy Oferent/Oferentka zapewni:
a) Miejsce wyposażone w krzesła, rzutnik, ekran, nagłośnienie do przeprowadzenia prezentacji powitalnej dla uczestniczek i uczestników (do 100 osób).
b) Usługę gastronomiczną polegającą na zapewnieniu uczestniczkom i uczestnikom do wyboru co najmniej 4 ciepłych zestawów przekąskowych (w tym co najmniej 2 wegetariańskich), o gramaturze co najmniej 860 g każdy, składający się z co najmniej 6 składników (w tym warzyw i sosów) oraz soki owocowe (0,5 l/osoba) oraz wodę (0,5/osoba) oraz kawę i herbatę w bufecie.
c) Salę z co najmniej 16 pełnowymiarowych torów bowlingowych, z wyposażeniem (obuwie na zmianę z ochraniaczami, kompletne zestawy kul, elektroniczne rejestratory i wskaźniki poszczególnych wyrzutów-rozgrywek, automatyczne podawanie kul, bumper bowling) oraz co najmniej 1 stół bilardowy z pełnym wyposażeniem.
3. Miejscem świadczenia usługi będzie wspólny dla całego zamówienia lokal wskazany przez Oferenta/Oferentkę znajdujący się w Warszawie, na terenie jedne z dzielnic: Wola, Śródmieście, Ochota, Mokotów, Żoliborz, Praga Północ, Praga Południe.
4. Termin realizacji: 5. grudnia 2023 r, godz. 17:00 – 21:00

2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Warunki świadczenia usługi są następujące:
a) Oferent/Oferentka zapewni miejsce oraz kompletny sprzęt niezbędny do wykonania usług, określonych w pkt. 1, dopuszczone do wykonywania przedmiotowych usług oraz spełniające wymogi bezpieczeństwa określone przepisami obowiązującego prawa. W ramach usługi gastronomicznej, w przypadku zapewnienia sprzętu jednorazowego dopuszczalne są jedynie naczynia i sztućce biodegradowalne spełniające normę EN 13432, nie dopuszcza się użycia jednorazowych naczyń, sztućców oraz sprzętów plastykowych.
b) Zestawy przekąskowe winny być przygotowane ze świeżych produktów, bez konserwantów z zachowaniem estetyki, walorów zapachowych i smakowych jak najwyższej jakości.
3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
1. Oddzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferent/Oferentka, którzy/które spełniają poniższe warunki:
a) prowadzi działalność będącą przedmiotem zamówienia od najmniej 1 roku kalendarzowego.
b) Posiada uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
c) Zapewni odpowiedni potencjał techniczny oraz osoby zdolne do wykonania zamówienia
d) znajduje się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej pozwalającej na wykonanie przedmiotu zamówienia.
e) Oferent/Oferentka spełni w/w warunki na podstawie oświadczenia złożonego w treści oferty.
4. KRYTERIA OCENY OFERTY:
Zamawiający dokona oceny ofert wg poniższych kryteriów:
Cena brutto oferty – 100%
Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:
Cena łączna za wykonanie usługi najniższej oferty
Liczba punktów = ————————————————————————- x 100%
Cena łączna za wykonanie usługi badanej oferty

5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
5 grudnia 2023 r. od godziny 17:00-21:00

6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
a) Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
b) Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adresy mailowe:
• nowolipie@camnowolipie.pl ;
• paulina.kozion@camnowolipie.pl
c) Ofertę należy przesłać do dnia 27 września 2023 r. do godz. 12.00
d) Pliki stanowiące załączniki nie mogą przekraczać łącznie 10 MB.

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
a) W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum, na podstawie Umowy konsorcjum.
b) Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z Oferentem/Oferentką, który/a złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy wartość oferty przewyższa kwotę środków przeznaczonych na zamówienie.
c) Oferent/ka jest związany/a ofertą nie dłużej niż 45 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.
d) Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.
e) Oferent/ka winien/winna działać zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. 2018 poz. 1000, ze zm.) oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z dn. 4 maja 2016 r.). Oferent/ka oświadczy, że zapoznał/a się z załączoną Klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych na podstawie zgody.
f) Oferent/ka oświadcza, że znany jest mu/jej fakt, iż treść umowy, a w szczególności dane go/ją identyfikujące (gdy jest osobą fizyczną ograniczone do imienia i nazwiska ewentualnie imienia, nazwiska i firmy – jeżeli zawiera umowę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia podlegają udostępnieniu w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 poz. 2176).
g) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub podjęcie negocjacji z oferentami/tkami w przypadku gdy kwota ofert przedstawiona przez Oferentów/Oferentki przekroczy kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia.

8. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH:
Wypełniając obowiązek informacyjny określony w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”) informujemy:
1. Administratorem danych osób fizycznych – Oferentów/Oferentek jest Centrum Aktywności Międzypokoleniowej „Nowolipie” z siedzibą przy ul. Nowolipie 25 B w Warszawie.
2. Administrator w trybie art. 37 RODO powołał inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować pod adresem: iod@camnowolipie.pl
3. Dane osobowe Oferentów/Oferentek przetwarzane będą w celu zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych i ( art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO). Ponadto Administrator z uwagi na przedmiot zamówienia przetwarza dane, o których mowa w art. 10 RODO – dot. wyroków skazujących i naruszeń prawa, w związku z realizacją obowiązków prawnych określonych w ustawie z dnia 13.05.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym.
4. Odbiorcami/Odbiorczyniami danych osobowych mogą być:
a) podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa, gdy wystąpią z takim żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną
b) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają powierzone przez Administratora dane tj. Prezydent m.st. Warszawy w związku z realizacją zobowiązania z tytułu obsługi jednostek miejskich m.st. Warszawy przez Biuro Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu m.st. Warszawy w zakresie jednego numeru NIP 525-22-48-481, dostawcy usług takich jak hosting poczty elektronicznej i strony internetowej, podmioty świadczące usługi prawne/ doradcze, obsługę IT.
5. Dane osobowe Oferenta/Oferentki wybranego/nej do realizacji usługi będą przechowywane przez okres 10 lat zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dane pozostałych Oferentów będą przechowywane przez okres 5 lat.
6. W związku z przetwarzaniem przez Administratora danych Oferent/ka posiada:
a) prawo do dostępu do danych osobowych i ich sprostowania,
b) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
7. Oferent/ka w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych Oferenta/tki przez Administratora ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego
– Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
8. Podanie danych jest warunkiem ważności oferty i ewentualnego zawarcia umowy.
9. Dane Oferenta/ki nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane stosownie do art. 22 RODO.