Biuletyn Informacji Publicznej

Projektowanie usługi

ZAPYTANIE OFERTOWE
(Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych)
Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:
1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie działalności (service design) dla Centrum Aktywności Międzypokoleniowej przy ul. Ceramicznej 9A w dzielnicy Białołęka m.st. Warszawy.
2. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Zamówienie musi być zrealizowane za pomocą metodologii projektowania usług (service design), które zawarte jest w następujących fazach zawierających poniże elementy:
Mapowanie
1. Spotkanie rozpoczynające projekt:
• diagnoza oczekiwań kluczowych uczestników i uczestniczek, co do ram merytoryczno-organizacyjnych projektu,
• identyfikacji źródeł wiedzy,
• czas trwania 4 h,
• forma spotkania online lub w siedzibie Zamawiającego
• uczestnicy: przedstawiciele Zamawiającego i Wykonawcy.
2. Analiza danych zebranych:
• analiza danych zebranych ze spotkania rozpoczynającego projekt,
• analiza benchmarków, sygnałów zmian etc.,
• analiza materiałów, danych i badań przekazanych przez Zamawiającego, w tym badania miejskie i dzielnicowe, analiza materiału „Dojrzałość dobrze zaprojektowana”- brief dla funkcjonowania CAM oraz rzuty architektoniczne i analiza funkcjonalno-przestrzenna budowanego CAM przy ul. Ceramicznej w Warszawie,
• zmapowanie głównych interesariuszy oraz przestrzeni wokół CAM, które powstaje przy ul. Ceramicznej w Warszawie;

3. Warsztat pierwszy:
• w trakcie warsztatu Wykonawca wraz z Zamawiającym zbuduje ramę merytoryczną oraz dokonanie pierwszych wyborów projektowych
• zdefiniowanie kluczowych obszarów do dalszej pracy projektowej,
• czas trwania 4 h,
• w lokalizacji na terenie m.st. Warszawy wskazanej przez Zamawiającego,
• uczestnicy: przedstawiciele Zamawiającego i Wykonawcy.

Badania
4. Badanie
• analiza dobrych praktyk z Polski i ze świata we wcześniej zidentyfikowanym obszarze,
• przygotowanie dyspozycji do wywiadów indywidualnych (IDI) Scenariusze będą konsultowane z Zamawiającym,
• realizacja 3 wywiadów indywidualnych (IDI) z kluczowymi interesariuszami projektu wspólnie wybranymi z Zamawiającym,
• każdy z wywiadów powinien trwać minimum 45 minut.

Ideacja
5. Warsztat drugi:
• tworzenie prototypów koncepcyjnych rozwiązań oraz modelu funkcjonalnego (w tym etapie Wykonawca może użyć metody, która pozwoli wypracować rozwiązania takie jak na przykład: business model canvas, ściana pomysłów, matryca innowacyjności etc.).
• liczba osób minimum 10 osób- rekrutacja prowadzona w różnych środowiskach, które zostaną zmapowane w fazie badawczej,
• czas trwania minimum 3 h,
• Miejsce zapewnione przez Zamawiającego.

Walidacja i synteza
6. Warsztat trzeci:
• walidacja oraz dopracowanie modelu funkcjonalnego (w tym etapie Wykonawca może użyć metody, która pozwoli wypracować rozwiązania takie jak na przykład: business model canvas, ściana pomysłów, matryca innowacyjności etc.),
• liczba osób ustalona wspólnie z Zamawiającym,
• czas trwania minimum 3 h,
• miejsce zapewnione przez Zamawiającego

7. Synteza:
• wypracowanie ostatecznego modelu funkcjonowania dla Centrum Aktywności Międzypokoleniowej na Białołęce,
• wypracowana usługa powinna uwzględniać dotychczasową działalność Centrum Aktywności Międzypokoleniowej (www.cam.waw.pl ) oraz wskazania, które zostały wypracowane w ramach projektowania CAM,
• wypracowana usługa powinna mieć wskazania uniwersalne możliwe do zaaplikowania w innych miejscach tworzonych przez Centrum Aktywności Międzypokoleniowej,
• wypracowana usługa powinna spełniać warunki dostępności dla osób z niepełnosprawnością oraz osób starszych  standardy warszawskie,
• usługa będzie spisana i dostarczona do Zamawiającego w formie dokumentu otwartego i przedstawiać cały proces projektowania.
3. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
Wymagania minimalne (Tabela nr 1 w Załączniku nr 1)
• Oferent posiada udokumentowane doświadczenie w zakresie prowadzenia projektów realizowanych metodą projektowania usług (service design).
• Oferent przedstawi harmonogram działania z wyceną poszczególnych elementów realizacji usługi.
4. KRYTERIA OCENY OFERTY:
Zamawiający dokona oceny ofert wg poniższych kryteriów:
4.1. Całkowita kwota brutto za realizację przedmiotu zamówienia – 60%;
Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:
Cena łączna za wykonanie usługi najniższej oferty
Liczba punktów = ——————————————————————————– x 60%
Cena łączna za wykonanie usługi badanej oferty

4.2. Doświadczenie i wiedza – 25%; najwyższą liczbę punktów uzyska oferta z udokumentowanym największym doświadczeniem w projektowaniu usług (service design) w obszarze miejskim/ samorządowym. Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „umiejętności Oferenta” 5 punktów za każdą realizację, maksymalnie 25 punktów (załącznik nr 1, tabela nr 2)
4.3. Przedstawienie terminu realizacji usługi.
Pod uwagę będą brane następujące kryteria oceny: termin realizacji usługi – 15% oceny
Maksymalny czas realizacji usługi wynosi 80 dni. Za skrócenie czasu realizacji usługi za każde 5 dni oferent otrzymuje 5 punktów. I tak:
5 dni – 5 punktów
10 dni – 10 punktów
15 dni – 15 punktów
Maksymalne skrócenie czasu realizacji usługi może wynieść 15 dni. Wówczas oferent uzyska w tej kategorii maksymalna ilość 15 punktów. Oferent wpisuje liczbę dni realizacji zamówienia w pkt. 4 załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
75 dni od dnia podpisania umowy
6. TRYB I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
a) Oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
b) Ofertę należy wysłać pocztą elektroniczną na adresy mailowe:
• nowolipie@camnowolipie.pl;
• lech.uliasz@camnowolipie.pl;
c) Ofertę należy przesłać do dnia 18.08.2023 r. godz. 12.00
d) Pliki stanowiące załączniki nie mogą przekraczać łącznie 10 MB.
7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
a) W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum, na podstawie Umowy konsorcjum.
b) Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania ceny z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy wartość oferty przewyższa kwotę środków przeznaczonych na zamówienie.
c) Oferent jest związany ofertą nie dłużej niż 30 dni od dnia ogłoszenia informacji
o wyborze najkorzystniejszej oferty.
d) Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.
e) Oferent winien działać zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. 2018 poz. 1000, ze zm.) oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z dn. 4 maja 2016 r.). Oferent oświadczy, że zapoznał/a się z załączoną Klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych na podstawie zgody.
f) Oferent oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść umowy, a w szczególności dane go identyfikujące (gdy jest osobą fizyczną ograniczone do imienia i nazwiska ewentualnie imienia, nazwiska i firmy – jeżeli zawiera umowę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia podlegają udostępnieniu
w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 poz. 2176).
g) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub podjęcie negocjacji
z oferentami w przypadku gdy kwota ofert przedstawiona przez Wykonawców przekroczy kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia.
8. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH:
Wypełniając obowiązek informacyjny określony w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”) informujemy:
1. Administratorem danych osób fizycznych – Oferentów jest Centrum Aktywności Międzypokoleniowej „Nowolipie” z siedzibą przy ul. Nowolipie 25 B w Warszawie.
2. Administrator w trybie art. 37 RODO powołał inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować pod adresem: iod@camnowolipie.pl
3. Dane osobowe Oferent przetwarzane będą w celu zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą na zasadach określonych w ustawie
o finansach publicznych i ( art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO). Ponadto Administrator z uwagi
na przedmiot zamówienia przetwarza dane, o których mowa w art. 10 RODO – dot. wyroków skazujących i naruszeń prawa, w związku z realizacją obowiązków prawnych określonych w ustawie z dnia 13.05.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym.
4. Odbiorcami danych osobowych mogą być:
a) podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa, gdy wystąpią z takim żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną
b) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych
z Administratorem przetwarzają powierzone przez Administratora dane tj. Prezydent m.st. Warszawy w związku z realizacją zobowiązania z tytułu obsługi jednostek miejskich m.st. Warszawy przez Biuro Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu m.st. Warszawy w zakresie jednego numeru NIP 525-22-48-481, dostawcy usług takich
jak hosting poczty elektronicznej i strony internetowej, podmioty świadczące usługi prawne/ doradcze, obsługę IT.
5. Dane osobowe Oferenta wybranego do realizacji usługi będą przechowywane przez okres
10 lat zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dane pozostałych Oferentów będą przechowywane przez okres 5 lat.
6. W związku z przetwarzaniem przez Administratora danych Oferent posiada:
a) prawo do dostępu do danych osobowych i ich sprostowania,
b) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
7. Oferent w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu Oferent/Oferent/ka przez Administratora ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego
– Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
8. Podanie danych jest warunkiem ważności oferty i ewentualnego zawarcia umowy.
9. Dane Oferent nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane stosownie do art. 22 RODO.