Biuletyn Informacji Publicznej

Stworzenie koncepcji oraz produkcja filmu o Domu Powstańców Warszawskich.

ZAPYTANIE OFERTOWE

(Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi trybu postępowania
w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych)
Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:
• OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie szczegółowego scenariusza oraz produkcja filmu o Domu Powstańców Warszawskich z okazji 5 rocznicy rozpoczęcia działalności. Film powinien zostać przygotowany w kilku wersjach czasowych opartych na wspólnej koncepcji i motywie przewodnim, prezentujących uczestników Powstania Warszawskiego, Dom Powstańców Warszawskich oraz przykłady działań wspierających Powstańców przez m.st. Warszawa. Spoty przeznaczone będą do emisji przez CAM lub Miasto Stołeczne Warszawa w internecie, na ekranach/telebimach w komunikacji miejskiej, podczas wydarzeń, uroczystości, itp.
• WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
a) Przygotowanie szczegółowego scenariusza uzgodnionego z Zamawiającym oraz produkcja filmu.
b) Dominującym komunikatem płynącym z filmów powinien być związek Powstańców Warszawy z miastem, ich osobisty stosunek do Warszawy i stosunek do Domu Powstańców Warszawskich, opisanie wsparcia oferowanego przez Dom Powstańców, atmosferę i rolę Domu Powstańców Warszawskich .
c) Film powinien prezentować wizerunek Powstańców jako osób zaangażowanych w życie współczesnej Warszawy poprzez ukazanie ich codziennych aktywności, szczególnie związanych z Domem Powstańców Warszawskich.
d) Film powinien prezentować usługi dla Powstańców zapewnione przez m.st. Warszawa.
e) Film powinien być innowacyjne w stosunku do innych produkcji poświęconych Powstaniu Warszawskiemu.
f) Filmy (różne wersje czasowe) powinny być wykonane w standardzie FulIHD, w rozdzielczości min. 1920×1080. Spoty o długości 180, 60, 30 i 10 sekund. Wersja do wyświetlania w Internecie -.avi, -.mp4.
g) Zdjęcia mogą być realizowane także poza siedzibą Domu Powstańców Warszawskich.
h) Wykonawca zapewni podkład muzyczny. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu oświadczenie o nabyciu praw do użycia wybranych fragmentów muzycznych do produkcji filmów będących przedmiotem niniejszego zamówienia.
i) Wykonawca powinien posiadać odpowiedni, profesjonalny sprzęt niezbędny do wykonania zamówienia. W cenie usługi Wykonawca zapewni: montaż, udźwiękowienie, napisy, profesjonalne opracowanie graficzne, transport.
j) Wykonawca prześle Zamawiającemu zmontowany materiał celem jego akceptacji. W terminie 3. dni roboczych od przedstawionego zmontowanego materiału Zamawiającemu przysługuje prawo do wniesienia uwag, które Wykonawca zobowiązany jest nanieść w terminie 3. dni roboczych od dnia zgłoszenia ich przez Zamawiającego. Poprawki Zamawiający może wnieść w formie ustnej lub pisemnej. Zaakceptowany przez Zamawiającego materiał Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie 2. dni roboczych celem ostatecznej akceptacji.
k) Wykonawca będzie zobowiązany do przekazania majątkowych praw autorskich do przekazanych filmów. Przeniesienie praw autorskich nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie.
l) Wykonawca zobowiązany jest uzyskać, w imieniu i na zasadach określonych przez Zamawiającego, zezwolenia osób, których wizerunki zostaną utrwalone w filmach na ich rozpowszechnianie.
m) Wykonawca przekaże nagrany materiał na zaszyfrowanym nośniku typu pendrive.
n) Realizacja zamówienia wiązać się będzie z powierzeniem Wykonawcy przetwarzania danych osobowych, w rozumieniu art. 28 ust. 1 RozporządzeniaParlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.) – dalej „RODO”. Powierzenie obejmować będzie zbieranie, przechowywanie, wykorzystywanie do celów realizacji zamówienia, usuwanie danych w zakresie: imiona, nazwiska, wizerunki, dane kontaktowe osób utrwalonych na nagraniach. Wykonawca zobowiązany będzie wykazać, iż wdrożył odpowiednie środki organizacyjne i techniczne gwarantujące bezpieczeństwo przetwarzania danych oraz zgodność z wymogami RODO. Z Wykonawcą wyłonionym do udzielenia zamówienia Zamawiający zawrze umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, po uprzednim przedłożeniu przez Wykonawcę wykazu wdrożonych środków organizacyjnych i technicznych.
• WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
a) Prowadzenie działalności w zakresie tworzenia koncepcji oraz produkcji filmów prezentowanych w internecie lub telewizji w ciągu ostatnich 3 lat lub realizacja minimum 3 filmów w okresie dłuższym niż ostatnie 3 lata.

b) dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym potrzebnym do realizacji zamówienia

c) ) Oferta powinna zawierać koncepcję realizacji filmu. Koncepcja filmów powinna być dostarczona Zamawiającemu w wersji elektronicznej w formie pliku pdf.

d) Oferta powinna zawierać portfolio, składające się z realizacji filmowych prezentowanych w internecie lub w telewizji.
• KRYTERIA OCENY OFERTY:
cena: 40 %
koncepcja realizacji filmu: 50 %
portfolio: 10 %
1) Jeżeli zamawiający przewidział kilka kryteriów oceny ofert, to wówczas za każde z kryteriów przyznaje punkty według wag każdego z kryteriów i oblicza łączną punktację.

Cena łączna za wykonanie usługi najniższej oferty
Liczba punktów = ————————————————————————-x 40%
cena łączna za wykonanie usługi badanej oferty

2) Przy ocenie koncepcji realizacji spotu będą brane pod uwagę następujące elementy:
• czytelność przekazu – do 10 pkt.
• estetyka – do 15 pkt.
• oryginalność (zastosowanie pomysłowej formy, zgodnej ze współczesnymi trendami w produkcji spotów promocyjnych) – do 15 pkt.
• zaplanowana do wykorzystania przy realizacji zamówienia technologia montażu i produkcji wraz z uzasadnieniem (w stosunku do założeń zaproponowanej koncepcji) – do 10 pkt.
3) Przy ocenie portfolio Wykonawcy będą brane pod uwagę następujące elementy:
• czytelność przekazu – do 4 pkt.
• estetyka –– do 3 pkt.
• oryginalność – do 3 pkt.
5. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od dnia zawarcia umowy do dnia 20 września 2023r.

• TRYB i TERMIN SKŁADANIA OFERT:
a) oferta powinna zawierać Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, koncepcję realizacji filmu, portfolio, składające się z realizacji filmowych.
b) ofertę wysłać pocztą elektroniczną na adres mailowy monika.bialkowska@camnowolipie.pl do dnia 15.06.2023 r. do godz. 14.00.

7. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
a) w przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum, na podstawie Umowy konsorcjum,
b) Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 45 dni od dnia ogłoszenia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty,
c) Określenie ewentualnych warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zostanie zawarte w projekcie umowy.
d) Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść umowy, a w szczególności dane go identyfikujące (gdy jest osobą fizyczną ograniczone do imienia i nazwiska ewentualnie imienia, nazwiska i firmy – jeżeli zawiera umowę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia podlegają udostępnieniu w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 poz. 2176).

8. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) administratorem danych osobowych ujawnionych celem przeprowadzenia niniejszego postępowania jest Centrum Aktywności Międzypokoleniowej „Nowolipie” z siedzibą przy ul. Nowolipie 25b, 01-002 Warszawa, zwane w dalszej części obowiązku informacyjnego „CAM”;
2) CAM powołał inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email, pisząc na adres e-mail:
iod@camnowolipie.pl;
3) dane osobowe, podane CAM przez Wykonawcę przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu przeprowadzenia postępowania ws. udzielenia zamówienia publicznego, zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych. Po zakończeniu postępowania, dane osobowe będą przechowywane w celach archiwalnych, przez okres 5 lat, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
4) odbiorcami danych osobowych będą uprawnione podmioty świadczące nadzór i kontrolę nad działalnością CAM, a także osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz podmioty, z którymi CAM zawarło stosowne umowy, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (w zakresie obsługi informatycznej, prawnej, inspektora ochrony danych, archiwizacji i brakowania dokumentacji niearchiwalnej);
5) obowiązek podania danych osobowych jest związany z udziałem
w postępowaniu o udzielenie zamówienia; konsekwencją niepodania określonych danych jest brak możliwości wybrania oferty;
6) w odniesieniu do danych osobowych podanych przez Wykonawcę, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
7) osoba, której dane podano w postępowaniu posiada:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących,
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych,
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora danych osobowych ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO;
8) osobie, której dane podano w postępowaniu nie przysługuje:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b i d RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania jego danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
9) Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.
2. Zamawiający informuje ponadto, że:
1) Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (art. 13 ust. 4);
2) Ponadto Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO;
3) W celu zapewnienia, że Wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem Wykonawcy w postępowaniu, zobowiązuje się Wykonawcę do złożenia w treści oferty oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.